自動化ツールは「止まれる」ことが大事。推測で進めないAIの作り方
自動化ツールやAIに仕事を任せるとき、多くの方は「止まらずに最後までやってくれること」を期待します。しかし、業務で本当に大切なのは逆です。分からないときに、ちゃんと止まれることです。
推測で進めると何が起きるか
請求書を作る自動化ツールが、料金プランの欄に見たことのない書き方を見つけたとします。
- 推測で進めるツールは、「似ているから、このプランだろう」と金額を計算します
- 止まれるツールは、「知らない書き方があります」と知らせて、人の判断を待ちます
前者は、うまくいっている間は便利です。しかし、推測が外れたとき、誤った金額の請求書が出来上がります。そして、推測が外れたことには誰も気づきません。
止めるべき4つの場面
1. 知らない入力が来たとき
決めていた書き方に当てはまらないデータが来たら、止まります。DiPilotの請求書ツールは、知らないプラン名を見つけると処理を中断します。
2. 数字が合わないとき
記録された回数と、契約の条件が食い違う。書き戻す前と後で、合計の金額が変わっている。こうした食い違いを検知したら、全体を止めます。
3. いつもと違う期間に入るとき
予約枠を自動で作る仕組みでは、大型連休や年末年始は「保留」にして人に知らせます。営業時間がふだんと違う期間を、ふだんのルールで作らせないためです。
4. 誰のことか決めきれないとき
名簿との照合で、同じ電話番号の方が複数いる。こうしたときは、機械に選ばせず、「手で入力してください」と人に任せます。
止まったあとが大事
止まるだけでは、仕事が進まなくなります。止まったときに、
- 何が原因で止まったかを知らせる
- 人が何をすればよいかを知らせる
- 人が対応したら、続きから再開できる
この3つがそろって、初めて「止まれる」設計になります。
作業のあとに確かめさせる
AIに画面の操作を任せる場合は、作業のあとに必ず結果を照合させます。DiPilotでも、AIが予約枠を作った際に日付がずれる誤りがありましたが、作成後の照合で検知し、影響が出る前に修復できました。うまくいく前提ではなく、間違う前提で組むことが大切です。
まとめ
- 自動化で大切なのは、分からないときに止まれること
- 知らない入力、合わない数字、いつもと違う期間、決めきれない相手。この4つで止める
- 止まった理由と、人がすべきことを知らせる
- 作業のあとに、結果を照合させる
「うちの業務でも同じことができるか」を60分で整理します。
無料AI業務診断（オンライン・60分）に申し込む